【Bento活用レポート1/3】 Bentoで仕事効率化ツールを作ろう! @shimodai

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パーソナルデータベースとして、自宅にある本や漫画、旅行先で撮った写真、洋服や靴などを整理できるBento。そんなBentoを徹底的に活用する方法を知りたい!

ということで、読者様に教えて頂きました!Bentoの使い方。その第1弾は@shimodai様!


Bentoを使い始めてたった2週間で10個以上のDBを作成したという@shimodai様。今回ご紹介頂いたデータベースは「点呼表DB」と「スマホ端末情報DB」。

「点呼表DB」は会社の避難訓練に使うために作成されたそうですが、飲み会の集金チェックにも使えてとても便利だそうです。「スマホ端末情報DB」は、携帯やスマートフォン向けの開発をする際に活躍しているそうです。今までは、端末情報を調べるために社内Webなどを参照されていたそうですが、Bentoにインポートすることでいつでも閲覧できるようになったとのこと。

データベースの作り方から活用方法までわかる、すばらしいレポートになっていますのでぜひご覧ください!

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Bentoを欲しいと思った理由

iPhone, iPadを使っていて「こんな事したい!」って思ったとき、実現できるアプリが見つからないと「作る」か「諦める」の二択を迫られるのですが、多くの場合は時間がないから「諦める」というプログラマとしては嫌な選択をしてしまいます。

Bentoに魅力を感じたのは、この二択を三択にしてくれるのでは?という期待からです。BentoはMac, iPad, iPhoneに対応し、データベースを作成でき、文字、写真、音声、位置情報等さまざまなデータが入力でき、また閲覧できます。ということは必要な機能をもったツールを「簡易に作る」ことが出来るのではないかと期待しました。

Bentoで作ったDB

Bentoを使い始めてまだ2週間程ですが、便利過ぎてすでに10個以上のDBを作成してBentoライフを楽しんでいます。どれもこれも「ちょっとこんな事したいんだけど?」という要求に答えてくれています!その中から2つのDBを紹介します。

【点呼表】
Bentoを入手して数日後にタイミングよく会社の避難訓練があったので点呼表を作成してみました。避難した際にスタッフ全員の安否確認を名簿とペンで行うことになっているのですが、「名簿にチェックを入れる」という作業をBento for iPhoneで出来るようにしました。飲み会の集金チェックにも使えます。

【スマホ端末情報】
携帯やスマートフォン向けの開発をしていると新機種への対応や、機種固有のバグを調べるために端末情報をよく参照します。端末情報は社内Webにあるのですが、これをBentoにインポートしてiPhone, iPadでいつでも閲覧できるようにしました。このような閲覧ツールは整理されたデータさえあれば、Bentoを使ってとても簡単に作成できます。

Bentoを使ってよかったこと・嬉しかったこと

当初の期待通りかなりの数の「諦める」を「簡易に作る」に変えることができ非常に満足しています。

また実際に使ってみて便利だったのが、iPhone単体でDBを簡単に作成できることです。使う前はBento for iPhone, Bento for iPadは所詮ビューアでDBの作成はBento for Macを使わないと満足に出来ないだろうと思っていたのですが、実際にはiPhone, iPad単体でサクッとDBを作ることが出来て驚きました。

点呼表を含めていくつかのDBは、思いついたときに手元のiPhoneで作成して、使い勝手を試した後、Macで仕上げるという(プロトタイピング)スタイルが実現でき、とても便利でした。

Bentoでは自由にDBを作成できるようになるまでが若干ハードルになりますが、プログラマであったり、普段からExcel等で情報整理している方であればマニュアルを一通り読めば便利なツールになってくれると思います。

また、初心者でも最初から用意されているテンプレートやテンプレートエクスチェンジを使うことですぐに始められるようになっています。仕事効率化カテゴリでよくアプリを探している方は持っていて損はないですよ!

DBの具体的内容

【点呼表】

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使い方は、リスト画面(左の画面)で安否確認できたスタッフにチェックを入れていき、見当たらないスタッフがいたら、


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詳細画面(左の画面)の電話番号、メールアドレスをタップして連絡を取ります。

この時状況(電話繋がらない、欠勤など)をメモに書いておくとスムーズにチェックが進められます。


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スマートコレクション(左の画面)で未確認、確認済の人数が確認でき、未確認が0になったら安否確認完了です。

またこの画面にはチーム別のコレクションがあり、リスト画面では人数が多すぎて該当スタッフを探しにくい場合はチームメンバーから探すことができます。


ライブラリ構成は、社員名簿をベースに安否確認用のチェックボックスと、人数を把握したりチーム別にドリルダウンするためのスマートコレクションを追加しました。

表1. ライブラリ構成

フィールド名 フィールドタイプ メモ
1 安否確認 チェックボックス 安否確認ができたらチェックする
2 氏名 テキスト
3 社員番号 数字
4 チーム 選択 「モバイル」「スマホ」等
5 部署 テキスト
6 電話番号 電話番号 緊急連絡先携帯電話番号
7 メールアドレス メールアドレス 携帯メールアドレス
8 メモ テキスト 「本日欠勤」などメモ欄


表2. スマートコレクション構成

コレクション名 条件 メモ
1 未確認 「安否確認」がチェックされていない項目
2 確認済 「安否確認」がチェックされた項目
3 モバイル 「チーム」が「モバイル」と等しい
4 スマホ 「チーム」が「スマホ」と等しい
以下チーム数だけ続く


【スマホ端末情報】
Mac, iPad, iPhoneで情報を閲覧するための非常にシンプルなライブラリです。扱うデータが短文テキストばかりであれば、iPhoneでも十分閲覧できることがわかりました。長文テキストを扱う場合はiPhoneだと厳しくなりますが、iPadはMacと比べて遜色ない形で表示できて便利です。

Bento for Mac

表形式

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グリッド

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フォーム

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Bento for iPad

ランドスケープ

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Bento for iPhone

(左)リスト画面(右)詳細画面

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ライブラリ構成は、端末情報を単純にインポートして画像1、画像2を付け加えました。

表3. ライブラリ構成

フィールド名 フィールドタイプ メモ
1 型番 テキスト
2 機種名 テキスト
3 メーカー テキスト
4 キャリア テキスト
5 画像1 メディア
6 画像2 メディア 画像1、画像2以外はすべてテキスト
以下項目に対応したテキストフィールドが続く


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