Scansnap × Evernote 手間ナシ名刺管理術。

名刺管理


としずむです。

手間がかからず、でもすごく使える名刺管理術は何かと聞かれたら、私は絶対にScansnap × Evernote名刺管理術だとお答えします。Scansnapで名刺を取り込み、そのままEvernoteにつっこむ。あとからmacやiPhone、iPadで閲覧する。それだけです。

名刺が100枚あっても、整理に必要な時間は10-15分程度です。ただし、この管理術ではできないことももちろんあります。

できること

  • 会社名・名前・住所などで名刺を検索
  • 名刺を画像としてダウンロード
  • 名刺へのメモ追記や、フォルダ整理

できないこと

  • メールアドレスのデータだけを一斉送信用などに抜きだしてcsvなどに整理
  • その他、あらゆるリスト化

それでは、早速ご説明していきます!

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こちらは同製品の windows 版です
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Scansnapのセットアップ

Schansnapをご自分のパソコンで使えるようにセットアップします。方法はこちらの記事をご覧下さい。
スキャンする前に・・・事前準備:ドライバのインストール


Evernoteアプリのインストール

デスクトップ用のEvernoteアプリをインストールします。

Macの方は、MacAppStoreよりダウンロード下さい
Evernote

Windowsの方は、Evernoteのウェブサイトよりダウンロード下さい
すべてを記憶する | Evernote


名刺をScansnapでスキャン

スキャンを始める前に、Scansnapの設定を行います。

設定を起動して、メニューから【ファイル形式】を選択。ここで、ファイル形式を【JPEG(*.jpg)】に設定します。

名刺管理


次に、【読み取りモード】に移動し、以下のように設定し、【オプション…】をクリックします。

  • 画質の選択:スーパーファイン(カラー/グレー:300dpi、白黒:600dpi相当)
  • カラーモードの選択:カラー
  • 読み取り面の選択:片面読み取り(*)
  • 【継続読み取りを有効にします】にチェック

名刺管理


オプションでは【文字をくっきりします】にチェックをいれましょう。

名刺管理


これでScansnapの設定は終了です。

*裏面もスキャンしてEvernoteに取り込みたい場合は、「両面読み取り」にしましょう


いざスキャン!

名刺を用意します。あらかじめ縦を揃えておいたもの、横を揃えておいたものの二つの束を用意しましょう。

名刺管理


そして、読み取りたい面を向こう側に、かつ、下向きにScansnapに差し込みます。そして青いボタン【Scan】を押します。

名刺管理


すると、名刺が次々とスキャンされていきます!

名刺管理


全ての名刺読み取りが終わったら、次に連携するアプリケーションを選ぶ画面が表示されます。ここでEvernote(のJPEGを読み取るほう)を選択します。

名刺管理


すると自動的にEvernoteが立ち上がり、つぎつぎに名刺が取り込まれていきます。

名刺管理


これで名刺の読み込みは終了です。早い!

名刺をEvernote内で整理しておきたい方は、名刺が保存されているノートにへメモを追記したり、フォルダ(ノートブック)にわけたりしましょう。ちなみに私は、名刺の整理は行っておりません。

Evernoteの使い方はこちらからどうぞ
【保存用】Evernote の完全まとめ。基本機能の使い方解説から応用まで


どれぐらい便利なの?

Evernoteには「画像OCR」機能がついており、一定時間が経過すると、画像を文字で検索できるようになります。このOCR機能があるため、名刺を一度取り込んでしまえば、会社名・名前・住所などで名刺を検索できます。また、Evernoteは、iPhone・iPad・Mac・ブラウザなど、色んなところからアクセスできます。つまり、いつでもどこでも名刺を検索して取りだせることになります。これは本当に便利です。

ただしこのOCR処理は、Evernoteの無料ユーザーの場合、時間がかかることもあります。また、JPEGではなくPDFで名刺が取り込まれた場合には対応できません(無料ユーザーの場合、PDFはOCR処理の対象ではない)。そのため、名刺取り込み後すぐに利用したい方は、Evernoteの有料会員になる必要があります。


結論:早い!そして便利!

AppBankの事務所では、私の他にkazuendもこの「Scansnap × Evernote 手間ナシ名刺管理術」を使っています。「あの人の名刺を確認したい」と思った時に、即座に検索して調べられるのが本当に便利です。

EvernoteのOCRの精度ですが、十二分に正確だと感じています。ほぼ確実に狙った方の名刺の検索に成功しています。例えば会社名で検索に失敗したとしても、メールアドレスの語尾や、その方の名字など、会社名以外のキーワードで検索を行えば問題ありません。

ぜひお試し下さい!

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