Dropboxの「ビジネス向けプラン」は個人向けプランと何が違うのか?
ファイルをインターネット上に保存できる Dropbox は個人だけでなく、企業にもサービスを提供しています。
（画像引用元：Dropbox）
例えば、書類をバックアップしたい・部署内で書類を共有したい・取引先にサイズの大きなファイルを届けたい場合に重宝します。
こうした機能は個人向けの無料プランでも使えるので、「わざわざ有料のビジネス向けプランを使う必要はない」との声も聞こえてきそうです。
そこで今回は個人向けプランとビジネス向けプランを比べて、会社に導入するからこそビジネス向けプランがお勧めである理由をご紹介します。
Dropboxの「ビジネス向けプラン」とは？
（画像引用元：Dropbox）
無料プラン・プロプランとは異なり、 最低5人の利用者から利用できる有料プランです。
利用者あたり毎月15ドル（約1,600円）の利用料がかかるので、最低でも毎月75ドル（約7,800円）の利用料が請求されます。
その分、Dropbox で使える容量は5人で 1TB からスタート。さらに必要に応じて容量を無料で追加できます。
個人向けプランとの違いは？
ユーザーの管理機能
ビジネス向けプランを使うには、ユーザーを管理する「管理者」が必要になります。
管理者は専用ページからユーザーの追加・削除が行えるほか、各ユーザーの利用履歴・使っているデバイス・連携しているアプリなどをチェックできます。
例えば、あるユーザーの利用履歴から不正アクセスの可能性が考えられる場合は、強制的にパスワードを変更する・アクセス権限を変えるといった措置が取れます。
強化されたファイル・フォルダの共有機能
無料プラン・プロプランで使えるファイルの公開・フォルダの共有機能は、アクセス権限などを細かく設定できません。
一方でビジネス向けプランなら、アクセス権限を細かく設定でき、チーム外のユーザーとの共有も制限することができます。
無制限に「ファイル復元」「バージョン管理」が使える
「ファイル復元」は Dropbox から削除したファイルを取り戻せる機能です。
「バージョン管理」は、Dropbox のファイルに加えられた変更をそのつど自動保存して、後からファイルの内容を好きな時点に戻せる機能。
いずれも無料プランで使える機能ですが、ビジネス向けプランのように30日以上前のデータを復元・バージョン管理することはできません。
プロプラン向けには、月額3.99ドルのオプションとして用意されています。
個人用アカウントと会社用アカウントを統合（近日対応）
さらに Dropbox は、個人の Dropbox アカウントと会社から付与されているアカウントをまもなく統合できるようになる、と発表しています。
（画像引用元：Dropbox）
これにより、1つの iPhone/iPad アプリ・Windows/Mac 用ソフトから個人・会社アカウントの両方にアクセスできるようになります。
管理者向けには、以下の3つの機能が追加される予定です。
- 遠隔削除：デバイスに残っている Dropbox のファイルを遠隔削除できる
- 共有のチェック：共有しているファイルを管理者が確認できる
- ファイル引き継ぎ：廃止するアカウントのファイルを他ユーザーに引き継げる
まとめ：会社に導入するならビジネス向けプラン
無料プラン・プロプランといった個人向けプランでも、会社で使うことはできます。
しかし、会社が従業員の Dropbox のアカウントを管理できないため、不正アクセス・情報漏えいといったリスクに対応できません。
さらに従業員が自分の Dropbox アカウントでファイルを保管することになるので、その人が退職する際、スムーズにファイルを引き継げない可能性もあります。
こうしたリスク・問題を避けるためにも、会社に Dropbox を導入するなら「ビジネス向けプラン」がオススメです。
ビジネス向けプランが14日間試用できる、トライアル版も提供されています。
（画像引用元：Dropbox）
問題はDropboxが社内ルールに合うか否か
Dropbox にファイルを保管すると、インターネットに接続されたサーバにファイルが保管されることになります。
したがってファイルは会社外のサーバに保管されるので、これが社内のセキュリティポリシー・個人情報取扱規定といったルールに反する場合があります。
参考
- Dropbox – ビジネス向け Dropbox
- Dropbox – ビジネス向け Dropbox の新しい管理機能
- Dropbox – 個人用とビジネス用 Dropbox をすべてのデバイスに保管する
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・開発: Dropbox, Inc. ・掲載時の価格: 無料 ・カテゴリ: 仕事効率化 ・容量: 18.6 MB ・バージョン: 3.0.2 |